Arquivo Geral Arquivo Geral

Primeiramente, é importante contextualizar nossa competência com algumas informações sobre a gestão de documentos.

Os documentos possuem um ciclo de vida, sendo originados como correntes, passando a intermediários e, por fim, permanentes. Na fase corrente, o documento está em plena consulta e utilização, devendo ficar no departamento que o produziu ou o recebeu. Já na fase intermediária, sua vigência ainda existe, mas a consulta é mais rara, pois apenas está aguardando o cumprimento dos prazos legais de guarda. Após cumprir seu prazo de guarda, pode ser eliminado ou entrar na fase permanente (guarda definitiva), se for identificado valor de prova, pesquisa ou informativo em seu conteúdo (ou seja, nem todo documento chega à fase permanente).

Para estabelecer os prazos do um ciclo de vida de um documento, existe o instrumento que o classifica por assunto e o que determina sua temporalidade, sendo, respectivamente, o código de classificação e a tabela de temporalidade, havendo distinção entre a atividade-meio e atividade-fim da universidade (cada atividade tem seu próprio código e tabela de temporalidade). Para auxiliar nesta gestão, a UFPE possui uma CPAD (Comissão Permanente de Avaliação de Documentos), que avalia os documentos a serem preservados ou eliminados na instituição, além de prestar consultoria e auxílio às unidades na gestão de seus acervos, bem como tomar decisões de mesmo âmbito.

Portanto, o Arquivo Geral é responsável pela guarda e gestão da documentação da universidade na fase intermediária e permanente, ajudando na preservação da memória institucional e auxiliando no processo de tomada de decisão através dos registros que mantém sob sua custódia.

Coordenação de Arquivo Geral

Fone: (81) 2126-8110

E-mail: darq.progest@ufpe.br

 

Funcionamento da Coordenação de Arquivo Geral

 

Modo de trabalho da Equipe: Híbrido;
Atividades presenciais: urgentes que demandem prazo, solicitadas em sua maioria pela PROGEPE para atender Ações Judiciais e Órgãos de Controle de pedidos de desarquivamento de processos, pastas funcionais e fichas financeiras.

Atividades presenciais internas: Reordenação da massa documental em virtude da ampliação dos arquivos deslizantes.
Atividades remotas: Uso e tramitação no sistema Sipac; movimentação dos processos eletrônicos, reclassificação, orientações sobre Gestão de Documentos à Unidades Administrativas, elaboração das listagens para eliminação de documentos.

Formas de atendimento:

Atendimentos presenciais que demandem prazo: Terças e quinta-feira, das 9h às 13h (mediante agendamento)

Atividades presenciais internas: Segundas as sexta-feiras, das 8h às 16h

Atendimentos remotas: de segundas as sexta-feiras, das 8h às 16h, pelo E-mail Institucional.

Contato da Unidade: e-mail: darq.progest@ufpe.br e telefone (81) 2126-8110

Responsável pela unidade: Eraldo Bezerra da Silva | Coordenador do Arquivo Geral. Email: eraldo.silva@ufpe.br.